Het beheren van je financiën is één van de belangrijkste aspecten van het runnen van een bedrijf. Een betrouwbaar administratiekantoor of boekhouder kan je tijd besparen, fouten voorkomen en ervoor zorgen dat je niet meer belasting betaalt dan nodig is. Maar wat als je het gevoel hebt dat je huidige boekhouder niet meer aan je verwachtingen voldoet? Wanneer is het tijd om na te denken over een overstap, en hoe pak je dat slim aan?
- Ben je tevreden met de service?
Een goede boekhouder biedt niet alleen basale diensten aan zoals beheren van de administratie, belastingaangiftes en jaarrekeningen, maar denkt ook met je mee over je zakelijke groei. Stel jezelf de volgende vragen:
Worden je vragen snel en duidelijk beantwoord?
Krijg je proactieve adviezen om kosten te besparen of om je winst te optimaliseren?
Voel je dat je boekhouder echt begrijpt wat er speelt in jouw sector?
Als je op deze vragen niet volmondig “ja” kunt antwoorden, is het misschien tijd om verder te kijken. - Kwaliteit en nauwkeurigheid
De wereld van belastingen en administratie is complex, en fouten kunnen duur uitpakken. Een administratiekantoor moet (in deze tijd) realtime inzicht geven en ervoor zorgen dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen. Als je te maken hebt met:
Onjuiste of incomplete rapportages
Gemiste deadlines (met boetes als gevolg)
Fouten die herhaaldelijk voorkomen, dan kan dat een teken zijn dat het tijd is om over te stappen. - Kosten vs. waarde
Het tarief van een administratiekantoor moet in verhouding staan tot de waarde die je ontvangt. Betaal je voor diensten die je eigenlijk niet nodig hebt? Of betaal je een uurtarief zonder duidelijke transparantie over de kosten? Misschien is het tijd om te onderzoeken wat andere kantoren bieden. Soms kan overstappen naar een ander kantoor betekenen dat je voor eenzelfde (of zelfs lagere) prijs veel meer krijgt, zoals:
Toegang tot handige software of apps die je inzicht geven in je financiële situatie.
Meer persoonlijke begeleiding en strategisch advies. - Zijn je behoeften veranderd?
Bedrijven groeien, veranderen van structuur of focussen zich op nieuwe markten. Het kan zijn dat je bij de start van je onderneming genoeg had aan een simpele boekhouder voor je eenmanszaak. Maar als je bedrijf inmiddels een BV of holdingstructuur is geworden, heb je een kantoor nodig dat verstand heeft van zaken zoals fiscale optimalisatie, holdingstructuren en strategisch advies.
Je financiële administratie moet met je bedrijf meegroeien, en dat geldt ook voor de diensten van je boekhouder. - Hoe maak je de overstap?
Als je hebt besloten dat het tijd is om over te stappen, dan is het belangrijk om dit zorgvuldig te doen. Hier zijn enkele stappen om een soepele overgang te garanderen:
Overleg eerst met je huidige boekhouder. Vertel dat je overweegt om over te stappen en leg uit waarom. Wellicht kun je aan de hand van de wensen en behoeftes maken, bepaalde diensten heroverwegen.
Verzamel alle relevante documentatie. Zorg ervoor dat je jaarrekeningen, belastingaangiftes en andere belangrijke documenten op orde hebt. Dit maakt de overgang naar een nieuwe boekhouder eenvoudiger.
Vergelijk kantoren. Vraag bij verschillende kantoren offertes aan en let daarbij op prijs, service en expertise. Het goedkoopste kantoor is niet altijd het beste. Zoek naar een kantoor dat goed bij jouw bedrijf past.
Maak duidelijke afspraken met je nieuwe boekhouder. Leg vast wat je van elkaar verwacht, zowel qua diensten als communicatie. Zorg ervoor dat er geen misverstanden ontstaan over tarieven en deadlines. - Wat levert een goede overstap je op?
Een nieuwe boekhouder kan je meer inzicht geven in je financiën, fiscale voordelen ontdekken die je huidige kantoor misschien over het hoofd zag, en je vooral een hoop stress besparen. Het belangrijkste is dat je je vertrouwen terugwint en je administratie in goede handen weet. Zo kun jij je weer focussen op waar je echt goed in bent: ondernemen.
Tip vaak is het raadzaam om na 1 januari de overstap te maken naar een nieuw administratiekantoor!
